DISPORA KALTIM TENGAH LAKUKAN PENATAAN KEARSIPAN

Kearsipan menjadi hal yang sangat penting dalam menjalankan administrasi perkantoran dimana peranan arsip dijadikan sebagai sumber informasi, pusat ingatan atau pengingat dan bahan bukti pertanggungjawaan terhadap generasi mendatang.

Mengingat hal tersebut, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kaltim saat ini tengah melakukan penataan arsip, dengan arsip yang ditata adalah berkas-berkas tahun 2017 dengan total arsip yang sedang dikerjakan hingga Jumat (24/5) sebanyak 7.106 berkas.

"Sejak tahun 2018 untuk pengelolaan arsip di Dispora dilakukan oleh 1 orang ASN dibantu 2 orang Non ASN, kemudian dibantu dengan pengelola arsip di  masing bidang,. Mereka semua di SK-kan Kadispora dalam SK tentang Pembentukan Unit Keraspian Perangkat Daerah (UKPD) dan Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) serta Petugas Kearsipan Dispora Kaltim,"kata Kasubbag Umum Dispora Kaltim, Nurnuthfah Arief, saat ditemui di ruang kerjanya.

Selanjutnya para pengelola arsip bidang harus melakukan penataan arsip bidangnya secara rapi, teratur dan mudah ditemukan kembali oleh yang embutuhkan informasi, serta sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku, dimana dalam menjalankan tugasnya mereka bertanggungjawab kepada Kepala Dispora kaltim dan harus enantiasa berpedoman pada ketentuan peraturan yang berlaku.

"Namun demikian, masih terdapat beberapa kendala, diantaranya terlambatnya bidang mengumpulkan arsip, bahkan ada berkas di tahun dibawah tahun 2017 yang baru dikumpulkan, hal ini akan menjadi kendala pada saat akan dilakukan pemusnahan arsip, karena arsip tahun dibawah diletakkkan sesuai tahun penyerahan, seperti misalnya arsip tahun 2009 diserahkan tahun 2015, sehingga arsip tersebut masuk di penataan arsip 2015,"jelasnya.

Hal ini dibenarkan Elda Kory Panannangan, Pengelola Arsip Record Centre Dispora Kaltim tahun 2018, yang mengakui keterlambatan tersebut sangat mempengaruhi khususnya pada pemusnahan arsip, karena dirinya harus melihat kembali berkas-berkas yang ada apakah dimusnahkan atau dinilai kembali.

"Kalau harapan kami setelah adanya pengelola arsip di masing-masing bidang, ke depan penataan arsip Dispora Kaltim akan jauh lebih baik dan tertata secara sistematis, sehingga memudahkan kita semua ketika memerlukan arsip sesuai kebutuhan,"pungkasnya. (rdi)